Smarte OneDrive Tips som jeg selv bruger

Bare lige så alle er med, så vil jeg starte ud med at fortælle dig hvad OneDrive egentlig er. OneDrive skal du betragte som en STOR harddisk der ligger hos Microsoft. En harddisk som er på 1TB (1000 GB) i størrelse og som du kan bruge til alle dine filer og billeder og hvad du ellers har på din computer. Og når jeg siger alle så er det ALLE data. Fuldstændigt som om du havde en USB harddisk koblet til din computer – bare uden risikoen for at den en dag ikke virker 😉 Så det er bare med at bruge den til det du IKKE vil miste.

Men her er et par tips som jeg mener vil give værdi og mening for dig og som jeg selv bruger i min hverdag.

OneDrive Tip #1

Du kan vælge om du vil have dine filer kun i OneDrive eller om du altid vil have en kopi på din computer også.

Jeg er f.eks. en stor fan af at have en form for backup af mine filer, så jeg har en kopi både på min computer og oppe i skyen i OneDrive.

Du skal have din stifinder åben og du se dine filer i OneDrive

Højre klik på én af dine filer og så kommer menuen frem og du kan se alle OneDrive mulighederne

Du kan dele dokumentet, vise dokumentet online, vise de forskellige versioner af dokumentet, vælge at have en kopi på din computer og du kan frigøre plads.

Du kan her vælge Behold altid på denne enhed som betyder at filen er både på din computer og i OneDrive. Altså du har en ”sikkerhedskopi” på din lokale computer – som du faktisk også kan arbejde imens du er offline (Det sker nok ikke så tit at man er off-line mere 😉).

Du skal dog lige huske at når man vælger at have filen på sin lokale computer, så fylder det stille og rolig op på din harddisk. Så fra tid til anden skal man nok overveje at vælge Frigør plads. Når du vælger den mulighed, så har du ”kun” filen oppe i OneDrive skyen.

Her kan du se status på om filerne er kun i skyen (2) eller om de også er lokalt på din computer (1).

OneDrive Tip #2

Alle de filer som du har gemt i OneDrive, bliver der registreret versioner af. Det betyder at hvis du oprettede et Word dokument for 1 måned siden og du i løbet af denne måned har rettet frem og tilbage i filen løbende, så har OneDrive gemt versioner af filen løbende som du så kan ”spole tilbage” og genbruge.

Det kan være at du har arbejdet på en fil og du så ikke syntes om resultatet og du gerne vil tilbage til den version du havde i morges, så skal du blot gøre således.

Åben stifinderen og find den fil som du vil ”spole tilbage” i. Højre klik på filen og vælg Versionshistorik

Her kan jeg se alle de versioner som er tilgængelige og som jeg kan ”spole tilbage” til. Her vil jeg gerne tilbage til den version fra kl. 9:35. Så jeg trykker på de 3 prikker udenfor den ønskede kopi og vælger Download.

Nu henter OneDrive den ønskede version ned på din computer og du kan finde den i Overførsler i din stifinder (Den henter filen ned fra online OneDrive skyen og derfor gemmes den i Overførsler)

Du kan så åbne filen og arbejde i den som du plejer i et Word dokument – bare en tidligere version. Smart!

OneDrive Tip #3

Alt hvad du har liggende i dit OneDrive område, kan du dele med kollegaer og/eller eksterne samarbejdspartnere.

Når du (igen) har åbnet din stifinder og er ved den fil i OneDrive som du vil dele, højreklikker du på filen og vælger Del

Når du har trykket på Del, så kommer delingsmulighederne frem. Som udgangspunkt står rettighederne til at alle med linket til din fil kan redigere i filen – altså der er fuld adgang til din fil for dem du har sendt linket til. Og hvis du klikker på Alle med linket, så kommer du videre ind til at du kan sætte lidt flere indstillinger.

Du kan fjerne muligheden for at dem med linket kan redigere i filen ved at fjerne fluebenet.

Du kan sætte en udløbsdato på hvor længe dit link virker, hvilket kan være en god idé hvad det er relateret til en projekt som har en slutdato. Så efter den dato virker linket til filen ikke mere.

Du kan sætte en ekstra kode på linket, så der skal skrives en kode før du kommer ind i filen. Ekstra sikkerhed og den kode kan sendes f.eks. i en SMS til modtagerne så din mail med linket ikke bare sendes videre til højre og venstre med adgang til filen.

Og hvis du ikke vil have at modtagerne skal kunne hente filen ned lokalt, så kan du blokere for download.

Når du har valgt de indstillinger, har du så følgende måde hvorpå du kan linke til filen

Du kan skrive navnet på dem du vil dele filen med. Det kan være både kollegaer og eksterne e-mail adresser som du kan dele med. Tryk Send for at sende linket til de ønskede modtagerer.

Du kan også vælge at kopiére linket og så efterfølgende sætte det ind i en ny mail – det kan være at linket skal være en del af en ”større” mail med mange andre informationer og så vil det give mening at du har linket som en del af denne mail.

Her kan du også trykke på Outlook ikonet, som gør at der bliver oprettet en ny mail hvor dit link er inkluderet.

Der er også den sidste mulighed der hedder Flere Apps. Det kan være at du er storforbruger af f.eks. Twitter og vil dele linket der, så kan du vælge denne mulighed. Og der er MANGE muligheder for at dele med 3. parts produkter og løsninger!!!

Husk at du altid kan se om en af dine filer er delt med andre. I din stifinder kommer der et lille nyt ikon på de filer som er delt med andre – det er altid en god info at have ved hånden når man kigger sine filer igennem.

OneDrive Bonus Tip 😊

Du kan scanne dokumenter direkte ind i din OneDrive fra din telefon – og det er faktisk i rigtig god kvalitet!!

Du skal starte med at installere OneDrive programmet på din mobil – direkte fra Apple AppStore eller Google Play Butik.

Åben OneDrive på din mobil og start med at gå ind i den folder hvor du vil gemme dit scannede billede. Her er jeg ind i min OneDrive folder der hedder !Scanner som pt. er tom.

Tryk på + oppe i højre hjørne

Tryk derefter på Scan

Så starter dit kamera og du kan fokusere ind på dit dokument. Her kan du se at jeg vil scanne en kopi af indholdsfortegnelsen i det nyeste blad fra Erhvervsforum Roskilde.

Kameraet søger selv ind på det dokument du sætter foran kameraet og viser dig det område som den vil scanner som et dokument. Ret smart når man ikke vil have alt muligt andet med på billedet. Tryk på ”tag billede” knappen når dit dokument er OK i center og du har det hele med.

Så åbner et nyt billede hvor du kan se det som skal ende ud som det scannede dokument. Og her er det OK med min indholdsfortegnelse som den har rammet ind ganske fint. Tryk derfor på Bekræft.

Her er så resultatet af scanningen og det ser super godt ud. Rigtig god kvalitet! Før du gemmer scanningen i dit OneDrive får du her mulighed for at gøre lidt ekstra med dokumentet hvis du vil.

Først kan du tilføje flere sider til din scanning med Tilføj, du kan sætte forskellige filtre på din scanning, beskære scanningen hvis den ikke lige fangede det rigtige eller rotere billedet.

Men det som jeg syntes er ekstra smart er hvis du vælger Flere (de 3 prikker) så kommer der en menu frem med flere guld-funktioner. Det er Håndskrift og Tekst!!

I min scanning vil jeg gerne fremhæve at der er en sektion med ejendomsmæglere (vi er pt. på udkig efter nye lokaler) og der kan jeg så vælge Håndskrift og indramme det ønskede – smart, ikk’?

Når du er færdig med at lege med scanningen, tryk på Udført

Så skal du bare lige tjekke at billedet bliver lagt det rigtige sted, som i mit tilfælde er !Scanner folderen på mit OneDrive. Tryk på fluebenet i højre hjørne.

Og wupti så går den i gang med at gemme din scanning

Og her kan jeg se at scanningen er kommet op i min OneDrive folder

Og på min computer kan jeg så se scanningen med det samme også – det virker bare!!

Se med næste gang hvor jeg vil vise hvordan man bruger OneDrive app’en til at uploade filer direkte i et fælles Teams/SharePoint område 😉