Hvorfor er der forskel i prisen?

Hvad får omkostningerne til at stige ved en installation af Microsoft 365 Business Premium?

Har du nogensinde spekuleret på hvorfor omkostningerne til installationen af Microsoft 365 kan variere så meget fra leverandør til leverandør?
I dette indlæg vil du få at vide hvad der kan få prisen til at stige, når du skal have Microsoft 365 Business Premium i din virksomhed – så du ved hvad du skal være opmærksom på når du vælger en Microsoft 365 Business Premium.

Hvad får du med i Microsoft 365 Business Premium?

Til at starte med vil jeg fortælle dig hvad du får med i Microsoft 365 Business Premium pakken.

Microsoft 365 Business Premium indeholder alle de programmer, du måske allerede kender fra Office-pakken fra Microsoft (Word, Outlook, Excel, OneNote, PowerPoint, Excel osv.)

Derudover får du en super e-mail-tjeneste med stor kapacitet og stabilitet til afsendelse og modtagelse af e-mail.

Du får også plads til data i skyen i form af OneDrive og SharePoint samt et meget populært program til møder og samarbejde med Teams.

Hvad vi oplever folk ikke er opmærksomme på er, at du også får et omfattende sæt premium sikkerhedstjenester såsom identitetssikring, sikring mod hacking og phishing og krypteret sikker e-mail. OG du får device management med også (Intune).

Alt dette er inkluderet i den pakke fra Microsoft som hedder Microsoft 365 Business Premium som koster 138,50 kr. pr. bruger om måneden (ved årlig binding)

Se flere pakker og priser her på vores hjemmeside.

Her er nogle af de vigtigste sikkerhedsfunktioner, du får med Microsoft 365 Business Premium pakken:

• 2-faktor-godkendelse (MFA) for at forhindre identitets tyveri og misbrug af din konto med stjålne brugernavne og adgangskoder (læs mit indlæg omkring MFA)
• Microsoft ATP (Advanced Threat Protection) som er udvidet e-mail-beskyttelse mod falske e-mails og ondsindede links (læs mit tidligere indlæg om online svindel)
• Sikring af din virksomheds enheder med Intune (enhedshåndtering), dette giver dig mulighed for centralt at styre og standardisere hele din virksomheds maskinpark. Du får blandt andet mulighed for at udelukke enheder fra virksomhedens følsomme oplysninger, hvis de kommer på afveje eller du kan nulstille og lukke maskiner som er blevet stjålet. Intune kan opsætte sikkerhedspolitikker for dine enheder og data samt distribuere software til alle dine enheder. Læs her hvordan vi kan hjælpe dig med at komme i gang med Intune (Endpoint Manager)
• Seneste version af Windows 10 Business. Det kræver du i forvejen har en Windows Pro udgave på din maskine, som minimum er Windows 7 Pro, Windows 8.x Pro eller Windows 10 Pro og din maskine kan opgraderes til Windows 10 Pro.
   

Ikke alle får konfigureret den sikkerhed, de betaler for

Rapporter og feedback fra kunder og distributører viser, at flere og flere virksomheder har Microsoft 365 igennem deres it-partner.
De betaler for alle sikkerhedsprodukterne, men deres it-partner har måske ikke lige fået dem aktiveret og derfor er de i dag sårbare over for angreb, selvom de betaler for sikkerhedstjenesterne.

Et eksempel på dette kan være, at du betaler for Microsoft 365 Business Premium, men det er “kun” de sædvanlige Office-programmer og ATP Email-beskyttelse der er installeret og konfigureret. Men så mangler opsætningen af 2-faktor-godkendelse og sikkerhed i maskinparken.

Hvorfor er det så sådan?

Der kan være flere årsager til dette, så jeg vil anbefale at tale med din it-partner om det for at være sikker. Herunder kan du se nogle af de mest almindelige årsager.

Den mest almindelige Microsoft licens igennem de seneste år hedder Microsoft 365 Business Standard (du kender den også med det gamle navn Office 365 Business Premium). Business Standard pakken indeholder de samme bruger-programmer som der også er i Business Premium pakken, men koster lige under 50 kr. mindre, da den ikke har sikkerhedsværktøjerne fra Business Premium pakken.

Årsag 1: En it-partner kan konkludere at de kan tjene mere på licensen uden at der skal gøres mere arbejde, hvis der ikke bruges tid på at konfigurere sikkerhedsopsætningen.

Årsag 2: IT-partneren er bange for at præsentere en større omkostning på at skulle installere ny Windows 10 og avanceret sikkerhed på alle PC’er overfor kunden. Der kan være en frygt for at miste kunden og så vælger it-partneren kun at præsentere licensomkostningen med standard office-installation.

Årsag 3: En årsag kan være manglende kompetencer til at konfigurere de mange sikkerhedsløsninger. Disse sikkerhedstjenester fra Microsoft er relativt nye, og der er opdateringer og forbedringer fra uge til uge. En it-tekniker skal gennemgå en grundig uddannelse fra Microsoft for at være klædt ordentligt på til en fuldstændig opsætning af Microsoft 365 Business Premium, hvilket kan være grunden til, at kun dele af løsningen er konfigureret.

Hvor meget koster det faktisk at installere Microsoft 365 Business Premium?

Microsoft 365 Business Premium-pakken inkluderer mange tjenester og programmer, så installationen af disse kan opstilles trin for trin.(Læs meget meres om Microsoft 365 Business Premium pakken her)

Det første som skal ske, er opsætning og flytning af e-mail hvis man ikke allerede har sin e-mail i Office365. Dette hjælper vi gerne med at undersøge, hvis man er i tvivl.

E-mail flytning
Selvom det kan være det enkleste og mest almindelige, er det ofte dette, der kan være mest arbejde i. Nogle it-partnere, herunder OneOffice, tilbyder gratis migrering til Microsoft 365 e-mail. Flytningen af dine e-mails kræver at du skal gøre noget på egen hånd før de kan importeres ind i dit nye e-mail system. Du skal selv eksportere dine e-mails til en .PST fil som en tekniker kan importere til løsningen.

Alternativt du kan aftale med en tekniker, at han skal påtage sig den opgave, som normalt tager mellem 1-2 timer medarbejder. Du kan forvente en pris på omkring 1500 kr. + moms pr. bruger.

Tidsforbruget ved dette arbejde med at flytte e-mail fra din gamle løsning til den nye, afhænger blandt andet af hvor stor din postkasse er, hvor hurtig din internetforbindelse er og hvor gammel din pc er. Alle faktorer spiller ind her og det er en god ide at undersøge dette på forhånd så man kan estimere opgaven bedre.

Installation af Office-pakken
Dette er måske den nemmeste del af arbejdet, da du kan gøre dette alene ved at installere via et link fra Microsoft portalen (se www.office.com). Men du kan også bede om at få hjælp fra din it-partner, som typisk vil bruge 20 minutter på denne opgave.

Tiden kan også her variere fra maskine til maskine. Det afhænger af hvor gammel den er og hvor meget diskplads der er tilgængelig. Et tidsestimat er at det koster omkring 500 kr. bruger at få hjælp til denne opgave.

Som en god bonus her, så kan det allerede ved en håndfuld maskiner betale sig at benytte Microsoft Intune til at distribuere office-pakken til maskinerne og Microsoft Intune er med i Microsoft 365 Business Premium. Jeg har skrevet mere om Microsoft Intune senere i dette indlæg.

Opsætning af avanceret trusselsbeskyttelse (ATP)

Det næste punkt på listen er at konfigurere ATP beskyttelse (Advanced Threat Protection). Dette er et super vigtigt punkt som hjælper med at fjerne ondsindet indhold som kan lande hos din bruger. Alle indgående (og udgående) e-mails scannes, så vedhæftede filer og links er sikre når de lander hos brugeren.

ATP vil også beskytte filer, der deles og modtages i OneDrive, SharePoint og Teams.

Din it-partner skal aktivere dette i Microsoft Administration Center.

Et estimat på den tid det tager at konfigurere og teste ATP er ca. 2 timer.

Konfiguration af de korrekte sikkerhedsindstillinger

For at få den korrekte installation på computerenheder, brugeropsætning og 2-faktor-godkendelse, så bliver din it-partner nødt til at konfigurere alle de korrekte indstillinger i Microsoft Administration Center. Dette gøres i samarbejde med dig for at bestemme, hvor standardiserede dine indstillinger skal være. For eksempel om alle i virksomheden vil bruge Microsoft Edge sammen med Office-kontoen og hvilke typer enheder, der skal godkendes før de kan komme til firma data (f.eks. kun Android-telefoner eller ikke-Windows maskiner).

Denne opgave er en af dem der tager længst tid at få sat op og konfigureret korrekt. Samlet kan det tage rigtig mange timer for din it-leverandør at komme igennem, men der er også nogle it-leverandører der giver denne opsætning med i oprettelsen (det gør vi hos OneOffice).

Det kan dog variere lidt hvis der skal aktiveres ekstra/udvidet sikkerhed eller funktioner. Selvom det kan virke skræmmende, så er alle disse indstillinger fleksible og kan skræddersys helt til din virksomheds behov.

Opsætning af 2-faktor-godkendelse – MFA (Multi Factor Authentication)

MFA vil sikre dine medarbejders identitet. Med en app på din telefon, såsom Microsoft Authenticator, skal du trykke på Godkend for at logge ind på Microsoft 365. Lidt på samme måde, som du allerede i dag gør når du skal ind på f.eks. din netbank med NemID godkendelse.

Her skal du huske at den myte der er omkring MFA og at brugeren hele tiden skal trykke OK og Godkend ikke passer. Microsofts løsning er sat sammen på en rigtigt smart måde og er lidt bedre end mange andre løsninger. Microsoft genkender både det netværk du er koblet til og den placering du er på. Så du skal ikke godkendes hver gang du f.eks. arbejder fra dit kontor eller fast arbejdsplads hjemme – det kan man “lære” MFA som sikre lokationer. Microsofts MFA-godkendelse gemmes desuden krypteret på din pc eller telefon/tablet som kan sikres via Microsoft Intune og kan igen mindske antallet af gange du skal godkende, uden at gå på kompromis med sikkerheden.

Det betyder at når du ikke er på et sikkert sted eller på en sikret enhed, så benyttes MFA og sikrer din identitet mest muligt. (læs mit indlæg om MFA her)

Hvad koster det at sætte MFA op?

Din it-partner skal hjælpe dig med at aktivere denne funktion. Du beslutter, hvor ofte MFA skal kræves og under hvilke omstændigheder. Normalt skal man regne med omkring 2 timer til opsætning af MFA.

Herudover skal du påregne omkring 15 minutter pr. bruger for at komme på Microsoft 365 MFA-løsningen.

NOTE! Her skal du være opmærksom på, at flere faktorer kan gøre installationen dyrere og derfor er det en god idé at have det klar når MFA skal aktiveres:

• Brugeren har ikke de nødvendige adgangskoder til at installere på telefonen. Dette kan f.eks. være AppleID-login (email + kode). Her bruger teknikeren ofte mere tid pr. bruger på at vente til disse info er fundet og dermed kan komme videre med MFA aktiveringen.
  TIPS! Det er en rigtig god idé at forberede brugerne på det der skal ske på forhånd for at undgå ekstra omkostninger.
• Brugeren er ikke tilgængelig på det aftalte tidspunkt.
  Hvis din it-udbyder ikke kan komme i kontakt med brugeren, så kommer installationen til at tage længere tid. Og brugeren kan så opleve problemer bagefter når du ikke har fået den nødvendige intro til MFA og måske ikke kan komme på løsningen.
  TIPS! God planlægning!
• De dyreste årsager kommer fra dårlig planlægning og for dårlig information til brugerne.
  TIPS! Få hjælp fra din it-udbyder til at informere alle brugere på forhånd. Hvad skal der ske, og hvad skal der gøres. Ofte har it-udbyderen færdige oplysninger og guides, som du kan sende ud før installationen.

Husk at læse mit indlæg om Multifaktorgodkendelse her

Installation af Intune

Intune er den tjeneste i Microsoft 365, der giver dig mulighed for at kontrollere og standardisere alle enheder såsom computere, mobiltelefoner og tablets (læs mit tidligere indlæg om hvad Intune er her)

Her får du muligheden for at udelukke enheder fra virksomhedens følsomme oplysninger, hvis de kommer på afveje. Smart, hvis en pc eller mobil bliver stjålet, så kan du nemt fjerne adgangen til virksomheden samtidig med du kan gøre enheden ubrugelig hvis den kommer på nettet igen. Desuden kan alle data opbevares krypteret på enheden, så tyven ikke kan misbruge eller stjæle forretningshemmeligheder.

Du får en standardiseret platform til alle brugere, hvor du har mulighed for at kontrollere alle programmer der benyttes i virksomheden. Dette er at du kan installere programmer, opdatere programmer, rette i installationer og indstillinger eller endda slette programmer igen.

Det kan give dig god kontrol med hvem og hvad der har adgang til virksomhedens data f.eks. i tilfælde af ansættelser og afskedigelser.
Det kan være at du vil forhindre en afskediget medarbejder i at kopiere data ned på sin mobil telefon eller over på USB drev efter beskeden om at han er fyret er blevet givet. Det kan låses helt af.

En del af Intune klargøringen er opsætning af Microsoft Autopilot. Med autopilot kan du klargøre nye computere direkte efter du pakker computeren ud. Du skal bare koble den på netværket og starte computer op. Autopilot griber derefter fat i computeren og alt installeres og gøres klar til at medarbejderen bare kan logge ind og begynde at bruge computeren. Klargøring uden alt besværet!

Når indstillingerne er konfigureret af din it-partner, er Intune klar til brug. Dette er et projekt som skal planlægges godt af din it-partner. Husk at hvis du har mange medarbejdere, så er det en god idé at starte med en pilotgruppe, som er en gruppe af dine medarbejdere der kan sætte standarden for din virksomhed og de andre brugere.

Det hele startes med at få meldt computerne ind i Intune og gøre brug af autopilot. Og når computeren er lagt ind i Intune, så har du kontrollen til at styre enheden og de programmer som kommer på computeren.

Du skal regne med at det tager omkring 45-60 minutter pr. computer at blive helt klar til at medarbejderen bare kan logge på og gå i gang med at arbejde.

Her skal du igen være opmærksom på at den tid det tager er meget afhængig af hvor ny maskinen er, at den har den rigtige version af Windows 10 (ikke HOME!) og at du har gemt dine lokale data på en USB harddisk eller i OneDrive – for computeren bliver nulstillet helt og aldeles når den skal ind i Intune, så dette skal gøres for at du ikke mister data. Her kan du læse om kravene til Intune.

Omkostninger som du skal være opmærksom på!

Der er nogle helt basale ting som du skal være opmærksom på, da de kan gøre at omkostningerne kan stige pga. det komme til at tage længere tid at udføre opgaven. Her er et par eksempler:

Gamle maskiner

Jeg ved godt at det kan virke lidt hårdt, men en maskine der er ældre end 2-3 år kan nogle gange gøre at opgaven kan fordobles i tid. På 2-3 år eller mere, er der sket utroligt meget omkring de komponenter der er inden i en computer, som gør at de bare arbejder hurtigere – meget hurtigere i dag. Bare indenfor de seneste år er det blevet normalt at man har SSD diske i computerne – og ikke de gamle mekaniske harddiske. Og dette skift gør en utrolig forskel i hastighed.

Tips! Få gennemgået dine computere sammen med it-partneren før du går i gang med opgaven. Du kan “spare” penge på at skifte gamle computere ud med nye før opgaven går i gang, for så skal du ikke betale ekstra for mere tid brugt på en gammel computer.

Hvor meget data ligger der på computeren

Før man går i gang med Intune opgaven, skal man sikre sig at data der ligger på computeren er lagt op i OneDrive (eller på en USB harddisk) som en sikkerhed for at data kommer med over på den nye platform. Det er ofte en manuel opgave, især hvis der OneDrive ikke benyttes i forvejen.

Og hvis nu en computer indeholder en masse data som ikke er i OneDrive eller SharePoint, kan det betyde at it-teknikeren skal sidde og vente på at data bare skal synkroniseres til OneDrive. Det kan være at brugeren har en masse feriebilleder og film som skal kopieres og det tager bare meget lang tid. Og det kan forlænge processen hvis maskinen samtidig er gammel. Det kan snildt tage 1 time ekstra ved sådanne situationer pr. computer.

Tips! Du skal sende instruktioner til brugerne om hvordan de selv kan rydde op i deres data ved f.eks. at de kopierer feriebillederne og filmene ud på en USB disk eller selv starter med at synkronisere ud på OneDrive. Så skal du ikke bruge ekstra penge på at din it-partners tekniker igen sidder og venter.

Computeren har Windows 10 Home

Det er supervigtigt at det bliver tjekket om der er computere der har Windows 10 Home installeret. For de computere der har Windows 10 Home, kan du ikke få lagt ind i Intune og dermed står du tilbage med en (eller flere) computer(e) der ikke kan være med på noderne. Windows 10 Home understøtter ikke den klientadministration som der bruges til at køre med Intune.

Typisk er Windows 10 Home installeret på computere der er købt i Power eller Elgiganten. Så før du køber din computer, skal du tjekke at der er Windows 10 Pro installeret, da den version er klar til brug i virksomheder.

Du kan godt opgradere en Home version til en Pro version, men det tager tid og du skal bruge en licens til det. Så der er det en god idé lige at kontakte it-partneren FØR du skal i gang med opgaven. Det kan virkelig forsinke projektet hvis it-teknikeren støder på en Windows 10 Home maskine.

Her til sidst vil jeg pointere, at som du kan læse i mit indlæg, er der er en del som kan gøre, at omkostningen til et skift til Microsoft 365 Business Premium kan variere. Og det afhænger naturligvis også af din it-partner, som skal hjælpe dig med opgaven. Microsoft 365 Business Premium er et super værktøj som du og dine medarbejdere kan drage nytte af. Pakken indeholder nogle af de bedste programmer som kan gøre det nemmere for medarbejderne at udføre deres job. Men du skal, før du tænker at gå i gang med opgaven, tænke over hvilke krav der er til dig, din virksomhed, dine medarbejdere og jeres computere. Der er mange penge at spare hvis du kommer rigtig fra start og planlægger det sammen med din it-partner. Du bliver forhåbentligt informeret og ført godt gennem projektet og dine medarbejdere får den rigtige information så de er forberedte. Dermed sparer du tid på teknikeren, og i sidste ende penge 😉

Del meget gerne dette indlæg, så andre også kan blive opmærksom på alt dette FØR de skal i gang med at introducere Microsoft 365 Business Premium til deres virksomhed.