5 grunde til hvorfor du skal bestille backup af Microsoft 365 data

I dette indlæg vil jeg beskrive de mest almindelige årsager til datatab, som ikke vil forekomme hvis du bestiller backup af din Office 365 eller Microsoft 365. 

Hvorfor skal du tage backup af Office 365? 

Tjenester
De tjenester og ydelser der findes når man har et Microsoft 365 abonnement, bruges i stor stil af de fleste virksomheder i hverdagen.
Og som tiden går bliver der gemt flere og flere data og informationer i Office 365 – mange virksomheder gemmer faktisk alle deres data og informationer i Office 365. Data som er vigtige eller ligefrem kritiske for dig og din virksomhed. Det kan være alt fra e-mails, filer og dokumenter. 

Office 365 og Microsoft 365 kommer med en indbygget “sikkerheds-funktion”, men den har kun 90 dages historik, som typisk ikke er tilstrækkelig. Mange tror, at dette er mere end nok tid til at registrere og gendanne filer i systemet, men undersøgelser viser, at den gennemsnitlige tid, før nogen opdager, at noget er væk, er over 140 dage! Dette kan være filer i arkiver, der ikke behandles dagligt – vigtige data som måske skulle bruges en dag som dokumentation i f.eks. en byggesag. 

5 grunde til at bestille backup af Office 365 og Microsoft 365 

1. Tilfældig sletning
Når en bruger f.eks. bliver slettet fra systemet, så sker det på tværs af din organisation sammen med de personlige data der må ligge i brugerens OneDrive-drev.

Brugerens online papirkurv og versionshistorik der er inkluderet i Office 365, giver dig kun begrænset beskyttelse af tab af data. Efter en bestemt periode slettes dataene for evigt og derefter vil det ikke kunne hentes tilbage igen.

2. Interne sikkerhedstrusler
Når det kommer til sikkerhed og trusler, bliver der ofte fokuseret på hackere eller vira, men det er også vigtigt at tænke over, hvad der foregår internt.
Det sker oftere end du tror, at en medarbejder forsætligt kan komme til at udføre en sletning af data som ikke bliver opdaget.
Det er ikke muligt for Microsoft-skyen at skelne mellem en almindelig medarbejder der stadig er ansat i virksomheden eller en medarbejder der ikke er ansat mere i virksomheden – og som det sidste han gør før han forlader virksomheden er at rydde op (slette alt) fra sin computer fordi der er jo nok en anden der skal have computeren.

3. Eksterne sikkerhedstrusler
Ondsindet software og vira har foretaget alvorlig skade på virksomheder over hele verden. Virksomhedens omdømme er ikke kun i fare, men også deres personlige data og kundedata.

Eksterne trusler kan opstå via e-mail, vedhæftede filer og links – og hackerne finder tit nogle geniale løsninger for at få meddelelserne til at se ægte ud- så det ikke altid er nok til at uddanne dine medarbejdere til, hvad de skal kigge efter.

Den indbyggede officer-backup er begrænset og kan være utilstrækkelig til at håndtere et alvorligt angreb som dette.

4. Opbevaringslove og forvirring
Vi lever i en digital verden hvor udviklingen sker utroligt hurtigt og der sker hele tiden ændringer i hvordan vi skal håndtere alle vores data og hvor vi må lagre vores data.

Alt dette kan være meget vanskeligt at følge med i, og Microsoft 365 har begrænsede sikkerhedskopierings- og opbevaringspolitikker, der kun kan afværge “små nøds situationer” af datatab, men som ikke er beregnet til at være en komplet sikkerhedskopi-løsning.

Du kan typisk gendanne et dokument der lige er blevet slettet eller hvis du har overskrevet en version af et dokument, så kan du “spole” tilbage til en tidligere version hvis det bliver opdaget.

Men I tilfælde af en katastrofe giver en udvidet sikkerhedskopi dig muligheden for at rulle tilbage til tiden før det skete og redde dagen!

5. Hybridopløsning
De fleste virksomheder der flytter fra en lokal server installation og over i Microsoft 36, har tit brug for at holde på gamle data fra f.eks. deres Exchange server i et tidsvindue efter flytningen. Dette kan være for at sikre at alt er flyttet med over eller man mener ikke at alt gammelt data skal bruges så derfor lader de lige det gamle system køre lidt videre – hvilket er meget normalt, men det giver nogle udfordringer da en eller flere server løsninger fortsat skal driftes og på et eller andet niveau vedligeholdes og det giver typisk nogle ledelsesmæssige udfordringer.

Den rigtige backup-løsning håndterer en sådan situation og behandler dataene uanset placering.

Resumé 

Nu hvor du har gjort det smarte valg om at have din virksomhed i skyen under Office365, er det også en god ide at tænke over, hvordan du gemmer dine data. 

Der er alt for mange hændelser, der kan få data til at komme på afveje, så her bør du også have en sikkerhedskopi-løsning, der giver dig fuld adgang og kontrol over dine data. 

Ønsker du at bestille eller høre mere om sikkerhedskopi af Office 365 og Microsoft 365? Du kan læse mere om vores backup løsning her eller kontakt os via vores hjemmeside, chat, telefon eller e-mail.