Sådan bruger du PRIVATE RUM i Microsoft Teams

Del indlæg

Del på email
Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på pinterest

I dette indlæg vil jeg give dig den komplette opskrift på hvordan du bruger private rum (BREAKOUT ROOMS) i Microsoft Teams. Det giver dig mulighed for at opdele dine mødedeltagere i flere forskellige små private møderum – alt sammen i det hovedmøde du holder.

 

NYHED! PRIVATE RUM – grupperum i Teams er nu muligt

Med private rum kan du nu opdele dine mødedeltagere i flere mindre virtuelle private møderum.

Private rum har været noget som vi alle har efterspurgt stort set siden Teams kom på gaden. Det er en super god funktion når du f.eks. har en større gruppe deltagere eller en skoleklasse, som skal samarbejde i mindre grupper om et givet emne.

 

Guide til PRIVATE RUM i Teams

I gruppelokalet får du adgang til alle de funktioner, du har i almindelige møder. Videomøde, lyd og egen chat. Du kan også bruge White Board, præsentationer og tage mødedokumenter som normalt – husk også at du kan bruge spørgeskemaer som jeg har skrevet om i et tidligere indlæg 😊

Her er lige en liste med det som jeg vil komme ind på i dette indlæg:

  • Sådan opretter du et private rum
  • Sådan fordeler du deltagere ud i de private rum
  • Sådan besøger du de private rum
  • Så let er det at sende besked til alle private rum
  • Sådan lukker du de private rum ned igen og får alle tilbage til hoved mødet

Det kan godt være det virker svært, men det er det ikke når du lige at prøvet det et par gange 😊 Se med her.

 

Sådan gør du!

Som mange af mine indlæg starter, så skal du også denne gang starte med at åbne din Teams klient og starte et nyt møde. Skriv en super god titel til mødet, tjek billede og lyd og start så mødet.

 

Her finder du PRIVATE RUM

Hvis det er muligt, så er det en god ide at gøre dine private rum klar inden du inviterer til dit møde. Eller hvis du nu har sendt en invitation ud til dine deltagere, at du så lige går ind i dit møde 10 minutter før det starter for at gøre de private rum klar.

Ikonet til private rum finder du i menulinjen i Teams.

Klik på ikonet når du er klar til at oprette de private rum til din mødedeltagere.

 

Sådan opretter du PRIVATE RUM i Teams

Når du trykker på private rum ikonet, kommer er en menu frem hvor du skal tage stilling til et par ting før du får oprettet de private rum.

Du skal starte med at tage stilling til hvor mange private rum du vil have i dit møde. I mit eksempel skal jeg bruge 2 rum.

Du kan så vælge om Teams automatisk skal fordele deltagerne i dine private rum eller om du selv vil have mulighed for at fordele deltagerne. Jeg vil gerne selv kunne fordele deltagerne – det kan jo være godt hvis du kender dine deltagere og ved hvem der IKKE skal i samme rum hvis de ikke lige kan sammen 😉

Til sidst skal du trykke på Opret rum og så er vi i gang.

 

Sådan navngiver du dine PRIVATE RUM

Der går kun lige ét par sekunder og så er de private rum oprettet. Nemt 😊

Men jeg er ikke lige tilfreds med standardnavngivningen, så jeg vil starte med at give dem et godt navn. Og det er heldigvis også supernemt.

Ud for rummet, skal du trykke på de 3 prikker og vælg omdøb rum.

Så kan du give rummet et godt navn og trykke på Omdøb rum. Og det skal du så bare gøre for alle dine rum.

Her kan du se mine rum med de nye navne

Omkring navngivningen, så kan du give navne der relaterer sig til roller, afdelinger, geografi eller måske bare helt vilkårlige navne 😊 Der er ikke nogen grænser for hvad du vil kalde rummene. 

 

Tilføj flere PRIVATE RUM

Hvis nu du finder ud af at du skal bruge flere rum, kan du til enhver tid tilføje nye private rum.

Klik på Tilføj rum og et par sekunder efter er der kommet ét rum mere. Og det kan du så give et godt navn og så er det klar.

Så kan du rette navnet på det nye rum til et godt og sigende navn – og så er det klar.

Skulle du fortryde i mellemtiden, kan du altid slette et private rum igen. Tryk på de 3 prikker udenfor det rum du vil slette og tryk på Slet lokale.

 

Husk indstillingerne på dine PRIVATE RUM

Før du er klar og parat med dine private rum, skal du lige forbi indstillingerne til de private rum. Det er et par ting du lige skal tage stilling til:

Under indstillinger er der 2 ting som du skal være opmærksom på.

  1. Flyt brugerne automatisk til dine rum

Her skal du tage stilling til om du selv vil flyttet deltagerne ud i dine private rum eller om Teams skal stå for denne opgave for dig.

 

  1. Deltagerne har lov til at returnere til hoved-mødet

Skal deltagerne selv have lov til at bestemme om de skal kunne returnere til hoved-mødet? Du bestemmer. Men jeg vil nok anbefale at du ikke giver lov til dette for at begrænse at

buy avanafil 100mg injection oriental erectile

deltagerne ”hopper rundt i mødet”. Det plejer at virke bedst med at kontrollere hvem der kan hvad.

 

Nu er du klar til at invitere deltagere 😊

Nu er dine private rum klar til at du kan få nogle deltagere til dit møde og derfra ind i de private rum.

Jeg har til dette indlæg inviteret mit team som er Jørgen, Jakob og Martin Christian. Her er de 😊

 

Sådan tilføjes deltagerne til gruppelokalerne

Du skal starte med at tildele deltagerne til respektive private rum i Teams.

Jeg vil fordele deltagerne i mine 2 private rum sådan her:

Start med at trykke på Tildel deltagere. Derefter vælger du de deltagere du vil fordele. Tryk på Tildel og vælge det private rum deltagerne skal ind i.

Her vælger jeg at Martin C, og Jørgen skal ind i Super Godt Navn 😉 og Jakob skal in i Det andet gode rum… .

Sådan ser det ud når jeg har tildelt deltagerne til et private rum.

 

 

Åbning af de PRIVATE RUM

Nu har jeg tildelt deltagerne til mine private rum. Og nu skal vi så åbne de private rum.

Klik på de  3 prikker ud foran det første rum. Tryk på Åben lokale. Så åbner lokalet og deltagerne kommer nu ind i deres private rum.

Her kan du se at de private rum nu har status ÅBN og du kan se hvem der er i hvilket rum.

 

Se på gruppelokalerne

Da det er mig der holder mødet, har jeg mulighed for at ”kigge forbi” de forskellige rum. Det kan være du lige vil være med på en lytter eller du vil spørge om noget – super smart !

Her vil jeg kigge med i rummet Super Godt Navn 😉 og det gør jeg ved at trykke på de 3 prikker og vælge Deltag i rum

Du kan til enhver tid bare trykke Forlad når du ikke skal kigge med mere i lokalet. Og så kommer du ud i hovedmødet igen.

 

Send en besked til alle PRIVATE RUM

Det er en super fed funktion at man kan sende en besked ud til alle de private rum der er oprettet. Det kan f.eks. være at du vil skrive ud til alle at de har 10 minutter til at vi skal ”samles” i hoved mødet igen eller til der er pause.

Klik på de 3 prikker oppe ved private rum. Vælg Kom med en meddelelse

Skriv din besked og tryk Send.

Alle private rum og deres deltagere får nu din besked.

 

 

Luk de PRIVATE RUM når du er klar

Når du skal have alle tilbage i hoved mødet, skal du lukket de private rum.

Det gør du ved at trykke på Luk rum i Administrer rum linjen

Alle deltagere kommer nu tilbage og i er samlet i samme møde.

 

Bonus her til sidst 😊

Her er et par godt-at-vide punkter:

  • Det er pt. ikke muligt at flytte deltagere der er i et private rum. Det private rum skal være lukket for at du kan flytte en deltager. Microsoft, kan I ikke klare dette i en fremtidig opdatering?
  • Du kan have deltagere med som er udenfor din virksomhed. De skal blot have Teams klienten til rådighed.
  • Husk du kan genåbne et private rum igen efter du har lukket det – hvis du ønsker det.

 

Her er et par andre nyttige indlæg som måske kunne have interesse – jeg syntes i hvert fald at du skal kigge dem igennem 🙂

Sådan bruger du MØD NU i Teams
Sådan får du din egen baggrund i Teams
Sådan bruges SPOTLIGHT i Microsoft Teams
Sådan optager du dit møde i Teams
Sådan aktiveres NY MØDEOPLEVELSE i Teams

 

Savner du en pålidelig support?

Det skal altid være en god oplevelse at kontakte sin IT support. Og du skal altid have følelsen af at du bliver hjulpet – også med funktioner i Office pakken.

Kom godt i gang med Teams!

Microsoft Teams er jo utrolig populær. Og som du måske allerede har fundet ud af, så er det ikke kun online møder som Teams kan bruges til – men der er meget mere. Så hvor starter du? 

Vil du have hjælp til at komme rigtigt i gang med Microsoft Teams eller begynde at bruge Teams mere i din virksomhed? 

Tag fat i mig, så kan vi planlægge et forløb. 

 

Dette indlæg er skrevet af Martin Kumini som du altid kan kontakte på mck@oo.dk eller 70211813 hvis du har spørgsmål til indlægget.

Martin Kumini

SENESTE INDLÆG

Andre gode indlæg ...

Beskyt dig selv mod phishing

Beskyt dig selv mod phishing Phishing (engelsk, udtales “fishing”) er et angreb, som forsøger at stjæle dine penge eller din identitet ved at få

Hvorfor er der forskel i prisen?

Hvad får omkostningerne til at stige ved en installation af Microsoft 365 Business Premium? Har du nogensinde spekuleret på hvorfor omkostningerne til installationen af

Hvad er Microsoft Intune (Microsoft Endpoint Manager) ?

Intune er skruet sammen til at gøre administrationen af den moderne arbejdsplads enkel og sørge for at din digital transformation bliver nemmere. Skab det mest produktive Microsoft 365-miljø, som brugere kan bruge