5 ting du skal huske på, inden du bestiller Microsoft 365

I dette indlæg vil jeg dele nogen af de erfaringer som vi har gjort os her hos OneOffice, som du skal huske på inden du bestiller eller opgraderer din virksomhed til Microsoft 365.

Hvad er Microsoft 365 Business?

Jeg har tidligere været igennem det her med at Microsoft hele tiden kommer med nye program pakker og opdateringer, og det kan hurtigt blive uoverskueligt med hvad hedder hvad og hvad indeholder de forskellige pakker, for de hedder mange gang næsten det samme.

Sidste efterår kom Microsoft 365 Business med alle de programmer, der findes i Office 365 Business Premium såvel som et omfattende sæt premium-sikkerhedstjenester, der dækker både software og udstyr, som stadig giver dig mulighed for at arbejde, som du er vant til. Og lige her for nyligt så skiftede Microsoft navn på en del af deres produkter for at få dem lagt ind under Microsoft 365 navnet (læs indlægget her). Det endte så ud med at Microsoft 365 Business nu hedder Microsoft 365 Business Premium.

Denne pakke (Microsoft 365 Business Premium) giver dig muligheden for at sikre både brugernavne, adgangskoder til alle tjenester, telefonen og computeren til alle dine medarbejdere, og dette gøres ved at “aktivere” et par tjenester og installere et par produkter:

  • Beskyttelse af e-mail
  • Sikker login med to faktorer
  • Informationsbeskyttelse
  • enhedsstyring
  • Intune / Autopilot
  • Opgrader til Windows 10
  • BitLocker-kryptering

Det kan godt være at det lyder som meget og at det er komplekst, men hvis du får installations hjælp fra os, så er det faktisk kun 2-faktor godkendelsen som involverer den enkelte medarbejder direkte. Og resten af tjenesterne kører enten i baggrunden eller det er noget som kan kontrolleres igennem Office 365 admin portalen.

Vores erfaring med Microsoft 365 Business Premium

Vi har opgraderet mange kunder fra Office 365 til Microsoft 365 Business Premium. Det er ikke altid så enkelt hver gang, og ofte er det de samme ting, der går igen som gør processen mere tidskrævende eller også bliver sikkerheden ikke udnyttet til Microsoft 365’s fulde potentiale.

Så her har jeg samlet sammen og fundet de 5 mest almindelige udfordringer vi er kommet ud for når vi flytter kunder over på Microsoft 365 Business Premium.

5 ting at huske på, inden du bestiller Microsoft 365

 

1. Opdateret pc

Der kan være udfordringer med pc’er der er ældre end 3 år.

Denne mest almindelige forhindring er, at den sikkerhedschip, der er indbygget i computeren, er forældet og ikke understøtter den bedste sikkerhed og de sikkerhedsfunktioner, der følger med Microsoft 365.

Det tager også tage meget længere tid at installere og konfigurere Windows og Microsoft 365 på en ældre maskine, fordi hardwaren er langsommere med gammel teknologi og man generelt har flere data gemt på sin maskine i dag.

2. Du skal have den nyeste version af Windows 10

For at drage fuld fordel af både sikkerhedspakken og programmerne, der følger med Microsoft 365, skal man have seneste version af Windows 10, da pakken er designet til denne version af Windows.
Hvis du har maskiner med Windows 7 eller Windows 8, kan du opgradere Windows gratis, da du får en Windows 10-licens med i Microsoft 365 pakken. Bemærk! Hvis maskinerne er meget gammel, kan det tage ekstra tid at opgradere computeren og det er måske mere rentabelt at købe en ny pc.

3. Vær opmærksom på eventuelle yderligere pakker
Hvis du i din virksomhed har brugere der kun har behov for en e-mail konto som de bruger via deres mobil eller tablet, så skal du huske at deres konti skal sikres med yderligere licenser til den ekstra sikkerhed – ellers vil de konti være et svagt led i kæden. Alle brugere skal som minimum have 2-faktor godkendelse og e-mail beskyttelse – det som vi kalder MFA og ATP.

Hvis du er i tvivl, så tag fat i os herom og så kan vi kigge det igennem og se hvad der evt. Mangler.

4. Have oplysningerne klar på dagen

Den dag hvor I skal flyttes over på den nye løsning, er det en god ide at alle medarbejdere er blevet underrettet herom. Og at de har deres brugernavn og kode klar samt at deres computer, mobil og måske Apple-ID oplysninger klar. Dette er så der ikke opstår kaos når alle “lige skal finde oplysningerne” eller “jeg havde dem her et eller andet sted”. Det er tidskrævende og kan sinke implementeringen unødigt.

5. Hvis du har lokale kontor servere, er løsningen anderledes

Hvis du har lokale servere i din virksomhed og du skal bruge din Office 365 konto sammen med disse servere, skal du planlægge løsningen sammen med os. Der er nogle faldgruber som du skal have snakket igennem og der er nogle programmer og indstillinger som skal klares før du kan flytte dine brugere over på en sky løsning. Kompleksiteten er lidt højere end normalt uden lokale servere.

Til slut kan jeg anbefale at det er klogt at afsætte tid af (ikke kun før flytningen) efter flytningen for at følge op hos brugerne og de ændringer der er sket.

Det er vigtigt at følge op på at brugerne kommer rigtigt i gang med at bruge den nye løsning og at de bruger de nye IT værktøjer som nu er tilgængelige for dem. Det kan f.eks. være “Password selvbetjenings”-portalen som giver brugeren mulighed for selv at kunne nulstille og rette sit kodeord på en sikker måde.

Det er også super vigtigt at tjekke at alle virksomhedens computere er kommet rigtigt ind i den nye enheds løsning og at sikkerhedsreglerne er overholdt som er sat i løsningen.

 

Resumé

Microsoft 365 giver dig alle de IT værktøjer, du skal bruge for at arbejde effektivt i en sikker hverdag.

Vi har gjort os mange erfaringer med installationen af Microsofts pakker, og de mest almindelige problemer er, at kunden ikke har opdateret pc’en og/eller Windows for at få fuld valuta af tjenesterne og ikke mindst at den er kompatibel med Microsoft 365.

Mange virksomheder er ikke opmærksomme på, at brugerne der f.eks. kun har en e-mail, også skal have yderligere pakker til sikkerhed, så de ikke er det svage led i kæden for din virksomhed.

Hvis du gerne vil høre mere om Microsoft 365, sikkerhed og installationen, kan du kontakte os via vores hjemmeside , chat, telefon eller e-mail.

Dette indlæg er skrevet af Martin Kumini som du altid kan kontakte på mck@oo.dk eller 70211813 hvis du har spørgsmål til indlægget.

Martin Kumini