5 begrænsninger du bør kende til i SharePoint

Jeg forsøger normalt at holde mig væk fra at skrive indlæg om begrænsningerne i løsninger og produkter – denne gang SharePoint Online (Microsoft O365/M365 abonnement)For det første kan begrænsninger komme til at lyde negative, hvor jeg normalt altid skriver om de positive sider, funktioner og fordele ved produkter og løsninger. For det andet så har begrænsninger det med at blive løst med tiden, så det kan være når du læser dette indlæg, så kan der være sket ændringer der gør at indlægget ikke passer helt, alt efter hvornår du læser det. Jeg skal forsøge at opdatere dette indlæg hvis (når) der kommer opdateringer. 

Dette indlæg skriver jeg, da jeg ofte bliver spurgt specifikt til de største begrænsninger man som virksomhed skal være opmærksom på når man flytter sine data fra fil-servere eller dropbox til SharePoint Online (eller for den sags skyld Teams, som kører “ovenpå” SharePoint) 

Så i dette indlæg vil jeg beskrive 5 begrænsninger du bør kende til i SharePoint. Jeg vil komme med tips til hvordan du omgår eller undgår begrænsningerne. Det skal være klart før du læser videre at der er andre begrænsninger end de 5 jeg vil beskrive, men det er begrænsninger som jeg ikke tror mange vil ramme ind i, f.eks. er den øvre grænse for fil størrelse 100GB og den kan jeg ikke se at mange vil få problemer med 😊 

 

BEGRÆNSNING NUMMER 1: STORT ANTAL ELEMENTER I ÉT DOKUMENTBIBLIOTEK 

Denne begrænsning har været i SharePoint i meget langt tid og kommer nok til at være der lidt tid endnu. 5000-elementer-visnings-grænsen.  

Den er lidt mærkelig, for der er egentlig ikke nogen grænse for antal filer og mapper som du kan have i et dokumentbibliotek. Men snarere hvor mange du kan se på et givent tidspunkt.

Det der sker når du overskrider 5000 elementer i édokumentbibliotek er, at det bliver næsten ubrugeligt. Her er et par eksempler på hvad der sker når du har overskredet 5000 elementer grænsen: 

Symptomer 

  • Problemer med ydeevnen, langsom visning af bibliotek 

  • Kan ikke synkronisere eller synkroniseringen er ufuldstændigt (OneDrive-synkroniserings hjulet drejer konstant og stopper ikke) 

 

  • Visse handlinger kan ikke udføres når du arbejder i OneDrive, f.eks. 

  • Din computerblæser går amok og lyder højere end din hårtørrer (hvis du synkroniserer dette bibliotek til din computer) 

Mine tips 

  • Læg ikke mere end samlet 20-30.000 filer og mapper i ét enkelt dokumentbibliotek (site) 
  • Opret flere biblioteker, spred indholdet over flere websteder og biblioteker 
  • Er du i tvivl så skriv til mig og så kan vi kigge på det sammen 😊 

 

BEGRÆNSNING NUMMER 2: SHAREPOINT 400-TEGN URL-GRÆNSE 

Typisk rammer man denne begrænsning når man flytter filer fra et filshare på en server til SharePoint Online. På et traditionelt fil drev opretter man flere og flere mapper og undermapper, hvilket resulterer at URL-stien til indholdet bliver længere og længere. Grænsen for den relative URL-adresse i SharePoint er 400 tegn. Når du rammer den grænse, begynder man at få disse fejlmeddelelser: 

URL-grænsen på de 400 tegn gælder for den relative sti til dit indhold  (mapper, dokument). På almindelig dansk betyder det at grænsen omfatter længden af dokumentbibliotekets navn, mappe og filen. Tegnene i selve webstedets URL-adresse tæller altså ikke medSå hvis din URL til dine filer og foldere hedder https://sharepointmaven.sharepoint.com/sites/Administration så er det først fra Administration det begynder at tælle. 

Symptomer 

  • Du vil begynde at få fejlmeddelelsen ovenfor 

Mine tips: 

  • Oprette dokumentbiblioteker med kortere navne 
  • Prøve at samle mappe hierarkiet “højere oppe” i dokumentbiblioteket (for at fjerne flere lag af mapper) 
  • Forkort mappe- og fil-navne 

 

BEGRÆNSNING NUMMER 3: GRÆNSEN FOR STIER I WINDOWS PÅ 256-TEGN 

En endnu mere relevant grænse, du kan støde på, er grænsen på 256 tegn på din Windows-pc (Mac har ikke denne grænse). Når brugerne synkroniserer dokumentbibliotekerne med deres pc’er, støder de på fejlmeddelelserne, når de forsøger at gøre noget i synkroniserede dokumentbiblioteker (dvs. oprette mapper, omdøbe dokumenter osv.). 

Symptomer 

  • Kan ikke oprette nye mapper i synkroniserede biblioteker – får fejlmeddelelsen ovenfor.
  • Kan ikke oprette eller omdøbe dokumenter i mapper, der ligger over grænsen på 256 i de synkroniserede dokumentbiblioteker.
  • Kan ikke kopiere dokumenter eller mapper til de mapper, der får stien ud over 256-grænsen i de synkroniserede dokumentbiblioteker.

Mit tip: 

  • Forbyd synkronisering for dokumentbibliotekerne (ser den godt nok ikke som en “rigtig” mulighed, men…) 
  • Prøve at samle mappe hierarkiet “højere oppe” i dokumentbiblioteket (for at fjerne flere lag af mapper) 

 

BEGRÆNSNING NUMMER 4: 300.000GRÆNSEN FOR SYNKRONISERING AF ELEMENTER PÅ SIN ONEDRIVE-SYNKRONISERING 

En anden grænse der kan forekomme for slutbrugeren, er grænsen på antallet af dokumenter man max. Kan synkronisere i OneDrive for Business som er på 300.000 dokumenter. Så når en bruger trykker på synkronisér på et dokumentbibliotek, øges mængden hele tiden af dokumenter og filer der synkroniseres ned på brugerens computer. Ifølge Microsoft kan denne grænse ikke overstige 300.000 filer/dokumenter på tværs af alle de placeringer, der synkroniseres. Microsoft kalder det for en retningslinje, men jeg betragter det som en øvre grænse (fra tid til anden ser jeg mine kunder have ramt denne øvre grænse). For det er mere og mere almindeligt at brugerne synkroniserer på kryds og tværs af deres SharePoint sites og biblioteker og så kan de støde på denne fejl. 

Officiel vejledning fra Microsoft (Link) 

Symptomer 

  • OneDrive-synkronisering kan ikke afslutte synkroniseringen (hjulet drejer hele tiden) 

  • Synkroniseringskonflikter (Udråbstegn kommer over OneDrive ikonet) 
  • Filer, der ikke synkroniseres med SharePoint og omvendt 

Mine tips: 

  • Uddanne brugere om grænsen. Brugerne har brug for information så de kan blive opmærksomme på muligheder og begrænsninger. 
  • Forbyd evt. synkronisering på visse (større) biblioteker 

 

BEGRÆNSNING NUMMER 5: 93 DAGES “ON HOLD”-GRÆNSE 

Denne her er ikke helt en begrænsning, men jeg har taget den med fordi mange ikke er opmærksomme på dette. Når brugerne sletter dokumenter og andet indhold i SharePoint, ender det i den store SharePoint papirkurv. Og man kan hente indholdet frem igen hvis man fortryder. MEN du har kun 93 dage til at hente det frem igen og så er det væk, som i HELT væk!. Så hvis du fortryder efter 94 dage er der ikke andet at gøre end håbe på du ikke skal bruge det alligevel eller at du kan huske det meste og genskabe dokumentet. 

 

  

Symptomer 

  • Du kan høre en af dine kollegaer bande højlydt, når han forsøger at gendanne et dokument han ved en fejl kom til at slette for seks måneder siden. 

Mine tips: 

  • Træning, træning, træning. Nogen der sagde mere træning? 😊
  • Overvej at konfigurere opbevaringspolitikker for dit indhold. Kontakt mig hvis det er noget som vi skal kigge på 🙂 
  • Min anbefaling er backup – se https://oo.dk/backup/ så skal du ikke være bekymret mere for at dine brugere mister data. 

 

Nu har du læst mit indlæg om 5 begrænsninger du bør kende til i SharePoint, og nu må du absolut IKKE tænke “Pyha, det gider jeg ikke begynde at bruge, for der er da ikke andet end problemer med SharePoint. Sådan er det absolut ikke! SharePoint er absolut noget der skal bruges af alle og det gælder bare om at komme i gang. Mulighederne er mange og fordelene er lige så mange. I skal bare i gang på den rigtige måde hvor I er opmærksomme på nogle af de begrænsninger der nu engang er i SharePoint. For hvis I kommer i gang på den rigtige måde, så støder i sikkert aldrig på disse begrænsninger. 

Hvis det er noget som vi skal tage et kaffemøde omkring, så skriv eller ring til mig med det samme. Jeg skal nok finde den mest effektive måde at få søsat projektet på 😊  

 

Til at skrive dette indlæg har jeg brugt én af mine inspirationskilder https://sharepointmaven.com og hans indlæg om begrænsningerne. Jeg kan til enhver tid anbefale at læse hans blogs omkring SharePoint – jeg har brugt hans indlæg om begrænsningerne og oversat det til dansk for at gøre det lettere læseligt. Og skærmbillederne er lånt fra hans indlæg, da han har kunnet fremprovokere dem.

 

Dette indlæg er skrevet af Martin Kumini som du altid kan kontakte på mck@oo.dk eller 70211813 hvis du har spørgsmål til indlægget.

Martin Kumini